Aufgaben mit klarem nächsten Schritt.
Wer kümmert sich um den Bühnenplan? Bis wann steht das Plakat? Aufgaben haben Zuständigkeiten, Prioritäten und Fristen. Kommentare bleiben direkt dabei.
uptrail von actifire · Ihre Kulturmanagement-Software
Weniger Aufwand.
Mehr Zeit für Kultur.
uptrail bringt Aufgaben, Termine, Team, Zeiterfassung, Dokumentation, Social Media Scheduling und Finanzen zusammen – einfach zu bedienen, damit Sie sich auf Ihre Produktion konzentrieren können.
Für Kulturbetriebe, freie Produktionen und Soloselbstständige. Voller Funktionsumfang im Test.
- Projektübersicht
- KI-Projektplanung
- Kanban-Boards
- Aufgabenkarten
- Meilensteine
- Teamarbeit
- Kalender
- Eventmanagement
- Urlaubsvertretung
- Zeiterfassung
- Reports
- Kontakte & CRM
- Dokumentation
- Social Media Scheduling
- Angebote
- Rechnungen
- Finanzübersicht
- Projekt-KI-Chatbot
Von der Idee bis zur Rechnung
Ihr Projekt.
Ein einfacher Ablauf.
- 01 · Anlegen
Ihr Projekt starten.
Für eine Ausstellung, ein Gastspiel oder einen Auftrag: Legen Sie Ihr Projekt an und beschreiben Sie Ihr Vorhaben. Die Struktur gestalten Sie passend zu Ihrer Arbeitsweise.
- 02 · Optional mit KI
KI-Projektplan erstellen.
Sie geben der KI eine Projektbeschreibung. Sie recherchiert umfangreich online, prüft passende Projektstrukturen und richtet den Ablauf mit Aufgaben, Meilensteinen und Fristen ein. Sie schauen den Plan durch und passen ihn bei Bedarf an.
- 03 · Von Hand planen
Ihre Struktur selbst gestalten.
Wenn Sie lieber händisch planen, legen Sie Ihre Projektstruktur mit Kanban-Boards und Aufgabenkarten an. Sie entscheiden, wie Ihr Projekt aufgebaut ist. Die KI-Planung ist optional.
- 04 · Zusammenarbeiten
Alle ins Projekt holen.
Aufgaben verteilen, Termine abstimmen und Rückfragen direkt an der Aufgabe klären. Freie Mitarbeitende erhalten Projektzugang. Im Kalender können Sie auch Events planen, organisieren und auswerten.
- 05 · Erfassen
Den Aufwand kennen.
Zeiten per Stoppuhr oder nachträglich erfassen. Reports zeigen den Aufwand für Konzept, Organisation und Umsetzung. Die erfassten Zeiten können Sie direkt über den Finanzbereich abrechnen.
- 06 · Abrechnen
Leistungen abrechnen.
Aus erfassten Zeiten und Leistungen Angebote und Rechnungen erstellen. Den Status behalten Sie in derselben Plattform im Blick.
Alles für Ihre Projektarbeit
Weniger suchen.
Einfach weiterarbeiten.
Termine, Kontakte und Unterlagen gehören zu Ihrer Produktion. In uptrail bleiben sie zusammen.
Ihre Termine in einer Ansicht.
Probenbesprechung, Aufbau und Abgabefristen gemeinsam überblicken. Google- und Outlook-Kalender anbinden, wiederkehrende Termine planen und Einladungen versenden. Auch Events können Sie über den Kalender planen, organisieren und auswerten.
Ihr Team. Auch auf Zeit.
Freie Techniker:innen, Gestalter:innen oder Auftraggeber direkt ins Projekt einladen. Externe sehen das Projekt, für das Sie sie freischalten.
Kontakte und Wissen griffbereit.
Ansprechpersonen pflegen, Konzepte und Protokolle festhalten. Die Historie bleibt beim Kontakt, Dokumente beim Projekt. Bestehende Kontaktdaten lassen sich per CSV übernehmen.
Zeiten erfassen. Aufwand verstehen.
Arbeitszeit einem Projekt und einer Leistung zuordnen. Auswertungen zeigen den tatsächlichen Aufwand. Reports und Leistungsnachweise können Sie als PDF oder Excel-Datei ausgeben. Erfasste Zeiten rechnen Sie direkt über den Finanzbereich ab.
Angebote und Rechnungen im Blick.
Ein Konzept anbieten, einen Workshop abrechnen oder Produktionsleistungen dokumentieren. Angebote und Rechnungen entstehen aus den Angaben im Projekt. Ihr Status bleibt sichtbar.
Eventplanung und -management.
Vom Workshop bis zur Festivalveranstaltung: Events über den Kalender planen, organisieren und auswerten. Termine, Aufgaben und Beteiligte bleiben im Projektzusammenhang.
Urlaubsvertretung per Mausklick.
Die nächste Produktion läuft weiter, während Sie Urlaub haben. Richten Sie Ihre Vertretung per Mausklick ein. So bleiben Aufgaben und Zuständigkeiten im Team geklärt.
Ein KI-Chatbot für Ihr Projekt.
Fragen zum Stand, zu Unterlagen oder zu Ihren Abläufen? Der Projekt-Chatbot greift ausschließlich auf Ihre Projektinformationen und Arbeitsweisen zurück. So bekommen Sie Antworten aus dem Kontext Ihrer Arbeit.
Für Ihre Arbeitsweise
Allein, im freien Team
oder im ganzen Haus.
Freelancer & Soloselbstständige
Von der ersten Anfrage bis zur Rechnung: Auftrag, Kontakte, Zeiten und Leistungen bleiben zusammen. Sie sehen, was heute ansteht und welcher Aufwand hinter Ihrem Honorar steckt.
Freie Produktionen & Festivals
Ihr Team kommt für ein Projekt zusammen. Alle finden Aufgaben, Termine und Unterlagen an einem Ort. Übergaben werden leichter, auch wenn Beteiligte wechseln.
Kunst- & Kulturbetriebe
Mehrere Ausstellungen oder Produktionen parallel betreuen. Projektstände gemeinsam überblicken und Aufgaben klar verteilen. Auswertungen helfen, den Aufwand für kommende Vorhaben einzuschätzen.
Gut zu wissen
Einfach anfangen.
Ihre Fragen vorab.
Wie starte ich mit meiner ersten Produktion?
Sie legen ein Konto an und erstellen Ihr erstes Projekt. Für die optionale KI-Planung genügt eine Projektbeschreibung. Die KI recherchiert und richtet eine passende Struktur ein. Sie können Aufgaben und Kanban-Boards auch selbst anlegen. Anschließend laden Sie die Beteiligten ein.
Lohnt sich uptrail auch, wenn ich allein arbeite?
Sie können Aufgaben, Kundendaten, Termine und Zeiten für Ihre Aufträge gemeinsam organisieren. Aus Ihren erfassten Leistungen entstehen Angebote und Rechnungen. Das hilft auch bei einzelnen Workshops, Gestaltungsaufträgen oder Kulturprojekten.
Kann ich freie Mitarbeitende und Auftraggeber einladen?
Ja. Sie laden Externe gezielt aus einem Projekt ein. Jede externe Person sieht das Projekt, für das Sie sie freischalten, und kann dort mitarbeiten. So teilen Sie den nötigen Stand für die Zusammenarbeit.
Kann ich vorhandene Kalender und Kontakte weiter nutzen?
Google- und Outlook-Kalender lassen sich anbinden. Bestehende Kontaktdaten können Sie per CSV importieren. Damit stehen wichtige Termine und Ansprechpersonen für Ihre Projektarbeit bereit.
Welche KI-Unterstützung gibt es?
Die optionale KI-Projektplanung recherchiert online anhand Ihrer Projektbeschreibung und erstellt eine passende Struktur mit Aufgaben, Meilensteinen und Fristen. Der Projekt-Chatbot beantwortet Fragen ausschließlich aus Ihren Projektinformationen und Arbeitsweisen. Den Plan können Sie prüfen und anpassen.
Was kann ich kostenlos testen?
Sie testen uptrail 30 Tage mit vollem Funktionsumfang. Projekte, Aufgaben, Kalender, Dokumentation, Zeiterfassung, Kontakte, Angebote, Rechnungen und KI-Chat sind enthalten. Den Test starten Sie unter app.uptrail.de. Aktuelle Bedingungen finden Sie auf der Produktwebsite.
Wie wird mein uptrail-Abo abgerechnet?
Die Abrechnung Ihres uptrail-Abos erfolgt über Stripe. Dort wird die Zahlung abgewickelt. Angebote und Rechnungen für Ihre eigenen Projektleistungen erstellen Sie im Finanzbereich von uptrail.
Kann actifire auch einen individuellen KI-Ablauf für uns entwickeln?
Gern schauen wir uns mit Ihnen an, welche wiederkehrende Aufgabe Sie entlasten möchten. Wir klären Ihre Systeme, Zugänge und Freigaben und entwickeln den passenden Ablauf. Eine Verbindung mit uptrail prüfen wir gemeinsam. Vereinbaren Sie ein Erstgespräch.
Ihr nächstes Projekt wartet
Probieren Sie es
mit Ihrer eigenen Idee.
Nehmen Sie Ihre nächste Produktion, Ausstellung oder einen Auftrag. Legen Sie das Projekt an und erleben Sie, wie viel einfacher gemeinsame Organisation sein kann.
Entwickelt von actifire. Mehr zu uptrail und den aktuellen Bedingungen.
Unlimited-Paket
8,99 €
Mit Social Media Scheduling
13,99 €
Enterprise
Auf Anfrage
Wir schauen gemeinsam, was Ihr Unternehmen braucht. Ein eigener Ansprechpartner bei actifire unterstützt Ihr Team persönlich.
Enterprise besprechen ↗Noch Fragen vor dem Test?
Sprechen Sie mit Moritz.
Sie möchten wissen, wie uptrail zu Ihrer Produktion oder Ihrem Arbeitsalltag passt? Erzählen Sie Moritz von Ihrem Vorhaben. Gemeinsam schauen wir, wie Sie am besten starten.
30 Minuten. Online. Kostenfrei und unverbindlich.
