Termine abgleichen
Proben, Vorstellungen, Aufbauten und Raumbelegungen zusammenführen. Überschneidungen werden sichtbar, bevor Ihr Team den neuen Plan freigibt.
KI für Disposition im Kulturbetrieb
Proben, Räume, Menschen.
Alle auf demselben Stand.
Ein neuer Probentermin betrifft oft das halbe Haus. KI kann Ihre Disposition unterstützen: Sie gleicht freigegebene Pläne ab, zeigt Konflikte und bereitet Änderungen vor. Ihr Team behält die Entscheidung.
- Proben planen
- Räume belegen
- Besetzungen abgleichen
- Verfügbarkeiten prüfen
- Pläne schreiben
- Terminkonflikte erkennen
- Änderungen koordinieren
- Abteilungen updaten
- Abläufe monitoren
- Prozesslücken schließen
- Informationen sammeln
- Dokumente einfordern
- Rückmeldungen nachhalten
- Versionen abgleichen
- Übergaben vorbereiten
- Fristen im Blick behalten
So kann KI Sie unterstützen
Weniger Abstimmung. Mehr Überblick.
Änderungen vorbereiten
Ein Transport kommt später oder ein Raum fällt aus? KI kann betroffene Termine und Teams ermitteln und Vorschläge für den weiteren Ablauf erstellen.
Menschen informieren
Aus einer bestätigten Änderung werden passende Nachrichten an Technik, Ensemble und Betreuung. Alle erhalten die Informationen, die sie für ihre Aufgabe brauchen.
Pläne schreiben
Aus freigegebenen Terminen und Vorgaben entstehen Tages-, Proben- und Ablaufpläne. Änderungen werden in den passenden Versionen mitgeführt.
Abteilungen updaten
Technik, Kostüm, Maske und Abenddienst erhalten gezielt die Änderungen, die sie betreffen. Rückfragen landen bei der zuständigen Person.
Abläufe monitoren
KI kann vereinbarte Zwischenstände und Fristen im Blick behalten. Bleibt eine Rückmeldung aus, erinnert sie oder meldet den offenen Punkt an Ihr Team.
Prozesslücken schließen
Eine Aufgabe hat noch keine zuständige Person? Eine Freigabe fehlt? KI kann solche Lücken markieren und den nächsten Schritt vorbereiten.
Informationen sammeln
Mails, Kalender und freigegebene Dokumente zu einem aktuellen Stand zusammenführen. Widersprüchliche Angaben werden zur Klärung vorgelegt.
Dokumente einfordern
Fehlende Bühnenpläne, Besetzungslisten oder technische Unterlagen gezielt anfragen. KI kann Fristen nachhalten und eingehende Fassungen zuordnen.
Ein Beispiel aus dem Alltag
Eine Absage. Ein neuer Ablauf für das ganze Haus.
9.30 Uhr. Die Vorstellung beginnt um 19:30 Uhr. Die Hauptrolle fällt aus. Die Zweitbesetzung probt auf einer anderen Bühne. Maske, Kostüm und Technik arbeiten noch nach dem bisherigen Plan.
Stellen Sie sich vor, Ihr KI-System führt diese Informationen zusammen und bereitet die Umplanung vor. So könnte der Ablauf mit Ihren angebundenen Systemen aussehen:
Sie geben den neuen Ablauf frei. Das System verteilt ihn, hält Rückmeldungen nach und zeigt Ihnen, wo noch jemand Unterstützung braucht.
- Abhängigkeiten erkennen. Die KI gleicht die Ausfallmeldung mit Besetzungslisten, Probenplänen, Raumbelegungen und hinterlegten Verfügbarkeiten ab. Sie zeigt, welche Termine und Abteilungen betroffen sind.
- Eine spielbare Variante finden. Sie prüft hinterlegte Alternativen und plant eine Übergabeprobe ein. Dabei berücksichtigt sie Ihre festgelegten Zeit-, Personal- und Raumvorgaben. Offene Konflikte legt sie Ihrem Team vor.
- Die Folgen mitdenken. Call-Zeiten, Maskentermine und Kostümübergaben werden als neue Planfassung vorbereitet. Fehlt eine aktuelle Unterlage, fordert das System sie bei der zuständigen Person an.
- Nach Ihrer Freigabe umsetzen. Die KI aktualisiert die angebundenen Pläne und versendet gezielte Nachrichten: Jede Abteilung erhält ihre Änderungen und den Link zur gültigen Fassung.
- Bis zur Rückmeldung dranbleiben. Das System sammelt Bestätigungen, erinnert an offene Punkte und meldet Ihnen rechtzeitig, wenn eine vereinbarte Rückmeldung fehlt.
Gemeinsam anfangen
Wir beginnen mit Ihrem Arbeitsalltag.
Wir schauen uns Ihre Kalender, Raumpläne und Zuständigkeiten an. Gemeinsam legen wir fest, welche Quellen verbindlich sind und wer Änderungen freigibt. Zuerst setzen wir einen überschaubaren Ablauf um.
Kann KI unseren vorhandenen Dispositionsplan nutzen?
Das prüfen wir mit Ihnen am konkreten System. Je nach Schnittstelle können wir Daten direkt anbinden oder mit vereinbarten Exporten arbeiten. Freigaben und Änderungen bleiben nachvollziehbar.
Kann KI unsere Pläne auch schreiben und verteilen?
Ja. Aus Ihren freigegebenen Informationen kann sie neue Planfassungen und passende Nachrichten erstellen. Gemeinsam legen wir fest, welche Änderungen automatisch laufen und welche Ihre Freigabe brauchen. Für das Verteilen richten wir die vereinbarten Kanäle ein.
Wer entscheidet bei Konflikten oder kurzfristigen Ausfällen?
Ihre Disposition legt die Regeln und Zuständigkeiten fest. Das System zeigt Konflikte und bereitet Alternativen vor. Entscheidungen über Besetzungen, Personal und den Spielbetrieb bleiben bei den verantwortlichen Menschen.
Was passiert, wenn Informationen oder Dokumente fehlen?
Wir definieren, welche Angaben für einen Ablauf nötig sind. Das System kann fehlende Unterlagen gezielt anfordern, Rückmeldungen zuordnen und an Fristen erinnern. Bleibt ein Punkt offen, wird die zuständige Person informiert.
Welche Daten benötigt das System?
Wir starten mit den Informationen, die für Ihren gewählten Ablauf gebraucht werden, etwa Kalendern, Raumplänen und Besetzungslisten. Gemeinsam klären wir Zugriffe, Verarbeitung und Aktualisierung. Persönliche Angaben sind nur für berechtigte Rollen zugänglich.
Müssen wir sofort die gesamte Disposition umstellen?
Wir können mit einem einzelnen Ablauf beginnen, zum Beispiel mit Planänderungen und Abteilungsinfos. Ihr Team prüft die Ergebnisse im Alltag. Anschließend entscheiden wir gemeinsam, welche weiteren Aufgaben sinnvoll dazukommen.
uptrail von actifire
Alle Projektinfos an einem Ort.
Mit uptrail bündeln Sie Projekte, Aufgaben, Termine, Kontakte und Dokumente in einer gemeinsamen Umgebung. So findet Ihr Team die Informationen für den nächsten Schritt.
Der integrierte KI-Chat hilft bei Fragen zur Bedienung. Wie ein individueller KI-Ablauf mit Ihren Systemen verbunden werden kann, besprechen wir gemeinsam.
uptrail kennenlernen
Sprechen wir darüber
Was würde Ihr Team spürbar entlasten?
Erzählen Sie uns von Ihrer Aufgabe. Im Erstgespräch schauen wir gemeinsam, wo KI Sie unterstützen kann.
30 Minuten. Online. Kostenfrei und unverbindlich.
