Fragen beantworten
Einlass, Ermäßigungen oder die passende Vorstellung: KI kann wiederkehrende Fragen aus Ihren aktuellen Veranstaltungsinfos und Verkaufsbedingungen beantworten.
KI für Ticketing im Kulturbetrieb
Ein guter Besuch beginnt
beim Kartenkauf.
Fragen zu Karten, Gruppenbuchungen und Umbuchungen kommen oft gleichzeitig. KI kann Ihren Publikumsservice entlasten und den Kartenvertrieb unterstützen. Wir stimmen den Ablauf auf Ihr Ticketsystem und Ihr Team ab.
- Publikumsfragen beantworten
- Gruppenanfragen ordnen
- Buchungen zuordnen
- Umbuchungen vorbereiten
- Einlassinfos versenden
- Wartelisten betreuen
- Rückmeldungen sammeln
- Kontakte pflegen
- Fristen nachhalten
- Auslastung auswerten
- Ermäßigungen erklären
- Sonderfälle übergeben
- Antworten übersetzen
- Anliegen priorisieren
- Bestätigungen versenden
- Änderungen kommunizieren
So kann KI Sie unterstützen
Mehr Zeit für Ihr Publikum.
Gruppenanfragen ordnen
Terminwunsch, Gruppengröße und besondere Anforderungen erfassen. Ihr Team erhält eine geordnete Anfrage und einen vorbereiteten Antwortentwurf.
Buchungen begleiten
Buchungsdaten zuordnen und Änderungswünsche aufnehmen. Welche Schritte direkt im Ticketsystem möglich sind, klären wir anhand der vorhandenen Anbindung.
Umbuchungen vorbereiten
Passende Alternativtermine und verfügbare Plätze prüfen. KI kann den nächsten Schritt vorbereiten oder nach Ihren Regeln im angebundenen System ausführen.
Erinnerungen versenden
Hinweise zu Beginn, Einlass oder einer Programmänderung rechtzeitig verschicken. Dafür nutzt das System Ihre freigegebenen Informationen und vereinbarten Kanäle.
Wartelisten betreuen
Interesse an ausverkauften Terminen erfassen. Werden Plätze frei, kann KI die zuständigen Personen oder wartende Gäste nach Ihrem vereinbarten Verfahren informieren.
Kontakte pflegen
Freigegebene Kontaktdaten im vorhandenen System ergänzen und doppelte Einträge markieren. Ob jemand Werbung erhalten darf, wird getrennt vom Kartenkauf berücksichtigt.
Rückmeldungen ordnen
Zusagen, Rückfragen und Änderungswünsche der richtigen Buchung zuordnen. Offene oder besondere Anliegen werden an Ihr Serviceteam übergeben.
Auslastung auswerten
Besuchszahlen, Buchungsstände und Gruppennachfragen zusammenführen. Ihr Team sieht, welche Vorstellungen Aufmerksamkeit brauchen und wo weitere Anfragen eingehen.
Ein Beispiel aus dem Alltag
Spielplanänderung!
Alle Buchungen im Blick.
Eine Vorstellung muss kurzfristig auf einen anderen Termin verlegt werden. Einzelgäste, Schulklassen und Abonnent:innen haben bereits Karten. An der Kasse laufen die ersten Rückfragen auf.
Stellen Sie sich vor, Ihr KI-System bündelt die betroffenen Buchungen und bereitet die Kommunikation vor. So könnte der Ablauf mit Ihrem angebundenen Ticketsystem aussehen:
Ihr Team sieht auf einen Blick, wer bereits informiert ist, welche Lösung gewünscht wird und wo noch etwas offen ist. Ihre Gäste erhalten eine passende Antwort zu ihrer Buchung.
- Betroffene Buchungen finden. Die KI ermittelt im angebundenen Ticketsystem die Buchungen für den verlegten Abend. Sie ordnet Gruppen, Abonnements und Einzelkarten den passenden Kontaktwegen zu.
- Passende Möglichkeiten vorbereiten. Aus Ihren freigegebenen Bedingungen stellt sie die Optionen zusammen: neuer Termin, Umbuchung oder Erstattungsanfrage. Für jede Gruppe entsteht eine verständliche Nachricht.
- Nach Ihrer Freigabe informieren. Ihr Team bestätigt Termine, Bedingungen und Formulierungen. Das System versendet die Nachrichten über die vereinbarten Kanäle und dokumentiert den Versand.
- Publikum informieren und Alternativtermine koordinieren. Ein KI-Chatbot stimmt mit jeder Zuschauerin und jedem Zuschauer individuell einen passenden Ersatztermin ab. Er prüft verfügbare Plätze und bucht nach Zustimmung des Gastes eigenständig im angebundenen Ticketsystem um. Dabei gelten Ihre freigegebenen Bedingungen und Zugriffsrechte. Die Bestätigung wird direkt versendet; besondere Anliegen und erforderliche Zahlungsfreigaben gehen an Ihr Team.
- Offene Fälle im Blick behalten. Das System hält Rückmeldungen nach und erinnert nach Ihren Vorgaben. Ihre Kasse sieht, welche Anliegen erledigt sind und wo noch ein persönliches Gespräch gebraucht wird.
Gemeinsam anfangen
Wir beginnen mit Ihrem Arbeitsalltag.
Wir klären, welche Auskünfte verbindlich sind und welche Rechte das System erhalten soll. Umbuchungen, Zahlungen oder Erstattungen nehmen wir nur in den Ablauf auf, wenn Ihr Ticketsystem sie unterstützt und Sie sie freigeben.
Kann KI selbst Karten buchen oder umbuchen?
Das hängt von Ihrem Ticketsystem und den eingeräumten Rechten ab. Wir prüfen die Möglichkeiten vorab. Auch ohne direkte Buchungsfunktion kann KI Anliegen aufnehmen und vollständig an Ihr Team übergeben.
Müssen wir unser Ticketsystem wechseln?
Wir schauen zuerst auf Ihre vorhandenen Systeme und Schnittstellen. Wo eine direkte Anbindung möglich ist, arbeiten wir damit. Für andere Aufgaben können vereinbarte Exporte oder eine geordnete Übergabe an Ihr Team ausreichen.
Woher kennt die KI unsere Preise und Bedingungen?
Sie erhält die freigegebenen Informationen zu Spielplan, Preisen, Ermäßigungen und Verkaufsbedingungen. Gemeinsam legen wir fest, welche Quelle verbindlich ist und wie Änderungen übernommen werden. So arbeitet das System mit Ihrem aktuellen Stand.
Was passiert bei einer schwierigen oder unklaren Anfrage?
Wir vereinbaren, welche Anliegen Ihr Team übernimmt. Fehlen Angaben oder passt eine Anfrage zu keiner freigegebenen Regel, gibt die KI sie mit den vorhandenen Informationen weiter. Die zuständige Person kann direkt daran anknüpfen.
Wie werden Kontakte und Berechtigungen berücksichtigt?
Wir klären gemeinsam, welche Daten der Ablauf benötigt und wer darauf zugreifen darf. Buchungsnachrichten und Werbung werden als getrennte Zwecke behandelt. Für weitere Ansprache müssen die nötigen Berechtigungen vorliegen.
Womit können wir klein anfangen?
Ein guter Einstieg sind wiederkehrende Publikumsfragen oder Gruppenanfragen. Gemeinsam wählen wir einen Ablauf, legen Quellen und Freigaben fest und prüfen die Ergebnisse mit Ihrem Team. Danach entscheiden wir, welche weiteren Aufgaben sinnvoll dazukommen.
Sprechen wir darüber
Was würde Ihr Team spürbar entlasten?
Erzählen Sie uns von Ihrer Aufgabe. Im Erstgespräch schauen wir gemeinsam, wo KI Sie unterstützen kann.
30 Minuten. Online. Kostenfrei und unverbindlich.
