FAQ · actifire und uptrail
KI für Kunst und Kultur.
Antworten auf Ihre Fragen.
Sie möchten wissen, wo KI Ihrem Team Arbeit abnehmen kann? Hier erklären wir unsere Angebote, den gemeinsamen Einstieg und den Umgang mit Daten und Freigaben. Auch Fragen zu uptrail beantworten wir direkt.
Was macht actifire für Kunst und Kultur?
actifire entwickelt individuelle KI-Systeme für Kunst- und Kulturbetriebe und die Projektplattform uptrail. Wir helfen Ihnen, wiederkehrende Aufgaben in Organisation, Disposition, Kommunikation und Kartenvertrieb zu erleichtern. Unser Ziel ist mehr Zeit für Ihre Kunst, Ihre Projekte und Ihr Publikum. Lernen Sie actifire kennen.
Für wen eignen sich die Angebote von actifire?
actifire arbeitet für Theater, Festivals, Kunsthäuser, Kulturvereine und Produktionsteams. Auch freie Kulturschaffende, Freelancer und Soloselbstständige gehören dazu. Wir schauen auf Ihren konkreten Arbeitsalltag: Welche Aufgabe wiederholt sich und wo fehlt Ihnen Zeit?
Wer steht hinter actifire?
Moritz Tonn und Guido Kluck haben actifire 2025 in Berlin gegründet. Moritz bringt über 15 Jahre Erfahrung in Kunst und Kultur und über sieben Jahre Führungserfahrung mit. Guido ist Rechtsanwalt, Programmierer und Inhaber von LEGAL SMART. Gemeinsam verbinden sie Kulturpraxis, Recht und technische Umsetzung.
Welche Erfahrung hat actifire mit Kulturprojekten?
Abgeschlossene KI-Projekte von actifire betreffen unter anderem die Mitgliederakquise für Außergewöhnlich Berlin, die Sprechende Bibliothek der Europäischen Akademie Berlin und die Sprachassistentin Vroni für das Rheinische Post Forum. Aufgaben und Ergebnisse finden Sie in unseren Referenzen.
Was bieten individuelle KI-Systeme und uptrail?
Ein individuelles KI-System übernimmt einen mit Ihnen vereinbarten Ablauf in angebundenen Systemen. uptrail bietet eine gemeinsame Plattform für Projektarbeit, Produktion, Eventmanagement und Abrechnung. Beide Angebote können für einzelne Kulturschaffende und für Teams passen. Eine Verbindung der Systeme prüfen wir gemeinsam.
Welche Aufgaben lassen sich im Kulturmanagement mit KI automatisieren?
Geeignet sind wiederkehrende Aufgaben mit verfügbaren Informationen und klaren Zuständigkeiten. Dazu gehören etwa Planänderungen koordinieren, Nachrichten zuordnen, Kontakte pflegen, Texte vorbereiten und Berichte erstellen. Gemeinsam prüfen wir Datenquellen, Zugänge und Freigaben. Unsere KI-Einsatzbereiche zeigen konkrete Beispiele.
Wie unterstützt KI die Disposition im Theater oder Festival?
KI kann Proben-, Raum- und Besetzungspläne abgleichen, Konflikte erkennen und neue Planfassungen vorbereiten. Nach Ihrer Freigabe können angebundene Pläne aktualisiert und betroffene Abteilungen informiert werden. Ihr Team entscheidet über Besetzungen und den Spielbetrieb. Mehr zu KI für Disposition.
Was kann KI im Ticketing und Kartenvertrieb übernehmen?
KI kann Publikumsfragen strukturieren und bei Spielplanänderungen die Terminabstimmung unterstützen. Ein eingerichteter Chatbot kann mit Gästen Ersatztermine finden und nach deren Zustimmung umbuchen. Voraussetzung sind passende Schnittstellen, Buchungsrechte und vereinbarte Regeln. Den Ablauf zeigen wir bei KI-Ticketing.
Wie hilft KI beim Kulturmarketing und bei Social Media?
KI kann Trends recherchieren, Beiträge auswerten, Redaktionspläne schreiben und Bild-, Video- und Textentwürfe erstellen. Freigegebene Inhalte lassen sich über angebundene Kanäle einplanen. Reporting-Ergebnisse fließen in den nächsten Plan ein. Ihr Team bestimmt Ton, Ziele und Freigaben. Mehr zu KI im Kulturmarketing.
Kann KI Förderprogramme und passende Zielgruppen recherchieren?
KI kann Förderprogramme, Gastspielorte und Partner nach Ihren Kriterien recherchieren und Quellen zusammenstellen. Freigegebene Publikumsdaten und Befragungen helfen, Interessen und mögliche Zielgruppen zu erkennen. Ihr Team prüft wichtige Angaben und Zielgruppenannahmen. Mehr zu Recherche und Zielgruppenanalyse mit KI.
Wie unterstützt KI das Reporting für Kulturbetriebe und Fördergeber?
Ein eingerichteter Ablauf kann vereinbarte Daten zusammenführen, Lücken markieren und Berichtsentwürfe vorbereiten. Kennzahlen werden nach festen Regeln berechnet. Quellen und Rechenwege bleiben nachvollziehbar. Ihr Team prüft Zahlen und fachliche Bewertung vor der Weitergabe. Mehr zu KI-Reporting.
Kann KI einen Förderantrag vorbereiten?
KI kann bei der Recherche nach passenden Programmen, beim Ordnen Ihrer Projektinformationen und bei Textentwürfen helfen. Ausschreibung, Förderfähigkeit, Budget und vollständige Unterlagen werden am konkreten Vorhaben geprüft. Die verantwortlichen Personen geben den Antrag frei. Den passenden Unterstützungsumfang besprechen wir mit Ihnen.
Wie läuft das Erstgespräch mit actifire ab?
Das Erstgespräch mit Moritz Tonn dauert 30 Minuten, findet online statt und ist kostenfrei und unverbindlich. Sie schildern Ihre Aufgabe. Gemeinsam schauen wir, wo KI helfen kann und welcher nächste Schritt zu Ihrem Team passt. Erstgespräch vereinbaren.
Was muss ich für das Erstgespräch vorbereiten?
Eine grobe Skizze Ihres Ablaufs hilft: Was löst die Aufgabe aus, wer arbeitet daran und welche Systeme nutzen Sie? Sie können die Skizze vorab schicken oder wir erstellen sie gemeinsam im Gespräch. Technisches Vorwissen brauchen Sie dafür nicht.
Können wir mit einer einzelnen Aufgabe starten?
Ja. Ein klar umrissener Ablauf ist ein guter Einstieg, etwa Rückmeldungen nachhalten oder einen regelmäßigen Bericht vorbereiten. Wir legen Ziele und Zuständigkeiten fest und prüfen gemeinsam den Nutzen im Alltag. Weitere Aufgaben können anschließend dazukommen.
Was umfasst ein 30-Tage-KI-Pilot von actifire?
Ein KI-Pilot prüft einen abgegrenzten Ablauf mit vereinbarten Zielen, Datenquellen, Zugriffen und Freigaben. Die Pilotdauer von 30 Tagen beginnt nach Klärung der Voraussetzungen und des Starts. Am Ende werten wir die Ergebnisse gemeinsam aus und besprechen den weiteren Betrieb. Mehr zum KI-Pilot.
Wie wird unser Team in die Einführung einbezogen?
Wir nehmen Ihren Ablauf mit den beteiligten Menschen auf und klären, wer welche Aufgabe übernimmt. Ihr Team prüft Zwischenergebnisse und gibt Rückmeldung aus der Praxis. Zuständigkeiten, Freigaben und Übergaben werden für den vereinbarten Ablauf dokumentiert.
Kann actifire unsere vorhandenen Programme anbinden?
Wir prüfen Ihre vorhandenen Schnittstellen, Exporte und Berechtigungen. So lässt sich klären, welche Daten übernommen und welche Aktionen ausgeführt werden können. Die Anbindungen vereinbaren wir vor der Umsetzung. Bei der Planung berücksichtigen wir die Programme, mit denen Ihr Team bereits arbeitet.
Welche Daten braucht ein individuelles KI-System?
Das hängt von der Aufgabe ab. Für einen Ablauf können Kalender und Projektunterlagen genügen, für einen anderen werden Kontakte oder Ticketing-Daten benötigt. Wir legen gemeinsam fest, welche Informationen gebraucht werden und wer darauf zugreifen darf.
Wie behält unser Team die Kontrolle über KI-Agenten?
Ein klarer Entscheidungsrahmen legt erlaubte Aktionen, Rollen und Freigaben fest. Wir vereinbaren, welche Schritte automatisch laufen und wann Ihr Team entscheidet. Besondere Fälle und offene Fragen gehen an die zuständigen Menschen.
Wie berücksichtigt actifire Datenschutz und rechtliche Fragen?
Datenschutz, Zugriffe und Zuständigkeiten gehören zur Planung des konkreten Ablaufs. Guido Kluck verbindet als Rechtsanwalt und Programmierer die technische Umsetzung mit der Prüfung der rechtlichen Fragen. Gemeinsam klären wir, welche Daten verarbeitet werden und welche Anforderungen für Ihren Einsatz gelten.
Was passiert bei fehlenden Daten oder fehlerhaften KI-Ergebnissen?
Für den vereinbarten Ablauf legen wir Prüfungen und Übergaben fest. Fehlende Angaben und erkennbare Widersprüche werden zur Klärung vorgelegt. Fachlich wichtige Ergebnisse werden vor der Nutzung geprüft. Wer bei Fehlern informiert wird und wie der Ablauf weitergeht, stimmen wir vorab ab.
Kann eine KI-Wissensdatenbank nur mit unseren Quellen arbeiten?
Ein KI-System kann auf einen vereinbarten Bestand freigegebener Quellen ausgerichtet werden. Zugriffe, Quellenangaben und der Umgang mit unbeantwortbaren Fragen gehören zur Umsetzung. So kann Ihr Team Antworten auf ihre Grundlage zurückführen. Mehr zur KI-Wissensdatenbank im Kulturbetrieb.
Was kostet ein individuelles KI-System für einen Kulturbetrieb?
Die Kosten richten sich nach dem vereinbarten Ablauf, den Anbindungen und dem Betrieb. Im kostenfreien Erstgespräch klären wir Ihr Anliegen. Vor Projektbeginn stimmen wir Leistungen und Kosten mit Ihnen ab. Bestehende Agentenangebote finden Sie mit ihren ausgewiesenen Preisen auf den jeweiligen Angebotsseiten.
Welche laufenden Kosten können bei einem KI-System entstehen?
Je nach Lösung können Kosten für Betrieb, verwendete Dienste, Nutzung und Betreuung entstehen. Wir klären die vorgesehenen Dienste und den Betreuungsumfang vorab. So können Sie die Kosten in Ihre Planung aufnehmen.
Wie prüfen wir, ob die KI unserem Kulturteam Zeit spart?
Wir vereinbaren vor dem Start messbare Ziele, etwa Bearbeitungszeit, Rückfragen oder offene Vorgänge. Im Pilot vergleichen wir die Ergebnisse mit dem bisherigen Ablauf. Dabei zählt auch, wie viel Prüfung und Nacharbeit Ihr Team benötigt. Daraus entscheiden wir gemeinsam über den Ausbau.
Wer unterstützt uns nach der Einführung?
Ansprechpersonen, Betreuung, Überwachung und Umgang mit Fehlern werden im vereinbarten Leistungsumfang festgelegt. Nach dem Pilot besprechen wir den weiteren Betrieb. Für uptrail Enterprise ist ein eigener Ansprechpartner bei actifire vorgesehen.
Was ist uptrail für Kulturschaffende und Freelancer?
uptrail ist die von actifire entwickelte Kulturmanagement-Software für Kulturbetriebe, freie Produktionen und Soloselbstständige. Aufgaben, Kalender, Kontakte, Dokumentation, Zeiterfassung, Social Media Scheduling und Finanzen kommen in einer Plattform zusammen. Mehr zu uptrail für Kunst und Kultur.
Kann uptrail mit KI einen Projektplan erstellen?
Ja. Die optionale KI-Projektplanung nutzt Ihre Projektbeschreibung, recherchiert online und richtet eine passende Struktur mit Aufgaben, Meilensteinen und Fristen ein. Sie können den Plan prüfen und anpassen. Eine manuelle Struktur mit Kanban-Boards und Aufgabenkarten ist ebenfalls möglich.
Welche Informationen nutzt der Projekt-Chatbot in uptrail?
Der Projekt-Chatbot greift ausschließlich auf Ihre Projektinformationen und Arbeitsweisen zurück. Er unterstützt bei Fragen zu Ihrem Projektkontext. Die Onlinerecherche für die KI-Projektplanung ist eine eigene Funktion.
Können wir uptrail mit freien Mitarbeitenden nutzen?
Ja. Sie laden freie Mitarbeitende und Auftraggeber gezielt in Projekte ein. Externe sehen das Projekt, für das Sie sie freischalten. Über den Kalender können Sie Events planen, organisieren und auswerten. Eine Urlaubsvertretung lässt sich per Mausklick einrichten.
Kann ich mit uptrail Zeiten erfassen und Leistungen abrechnen?
Sie erfassen Arbeitszeit per Timer oder nachträglich und ordnen sie einem Projekt und einer Leistung zu. Reports und Leistungsnachweise lassen sich ausgeben. Die erfassten Zeiten können Sie direkt über den Finanzbereich abrechnen und Angebote sowie Rechnungen erstellen.
Wie lange kann ich uptrail kostenlos testen?
Sie können uptrail 30 Tage kostenlos mit vollem Funktionsumfang testen. Starten Sie mit Ihrer Produktion, einer Ausstellung oder einem Auftrag. Den Testzugang erreichen Sie über app.uptrail.de.
Welche Pakete bietet uptrail und wie wird das Abo abgerechnet?
Das Unlimited-Paket ist mit 8,99 € angegeben, das Paket mit Social Media Scheduling mit 13,99 €. Enterprise erhalten Sie auf Anfrage mit individueller Bedarfsprüfung und eigenem Ansprechpartner bei actifire. Die Abo-Abrechnung erfolgt über Stripe. Die uptrail-Unterseite zeigt die Pakete und den Testzugang.
Ihre Frage ist noch offen?
Sprechen Sie mit Moritz.
Erzählen Sie uns, was Sie und Ihr Team beschäftigt. Gemeinsam schauen wir, wie KI oder uptrail Sie im Alltag unterstützen kann.
30 Minuten. Online. Kostenfrei und unverbindlich.
